Kurzbeschreibung

Die Held & Partner GmbH aus Zürich ist ein Sanitärunternehmen mit Schwerpunkt Haushaltsgeräte. Der Betrieb repariert und ersetzt Geräte für Gross- und Kleinverwaltungen, für Genossenschaften und für Privatkunden. David Held hat das Unternehmen am 1. Oktober 2000 gegründet und ist seit rund vierzig Jahren in der Branche tätig. Heute arbeiten zehn Mitarbeitende im Familienbetrieb.

Gemeinsam mit BeSync hat Held & Partner die gesamte Arbeitsplatz-IT auf einen einheitlichen, betreuten Standard gebracht: neue Geräte, Microsoft 365 für alle, zentrales Backup und ein Fixpreis-Modell statt Rechnung pro Supportfall.

Die Herausforderung

Die IT von Held & Partner war mit dem Unternehmen mitgewachsen, ohne je einem gemeinsamen Standard zu folgen. Auf jedem Rechner lief eine andere Office-Version, E-Mails lagen lokal auf den einzelnen Geräten statt zentral, und wer den Arbeitsplatz wechselte, fand sich am fremden PC kaum zurecht. Die Datensicherung betrieb das Unternehmen selbst über ein NAS, zuverlässig, aber in eigener Verantwortung. Die Rechner waren in die Jahre gekommen.

Den Auslöser für den Wechsel gab Microsoft. Der Hersteller unterstützte das bestehende System nicht mehr, Updates entfielen ersatzlos. Weiterzuarbeiten wäre kurzfristig die günstigste Variante gewesen, mit dem Risiko eines Totalausfalls, der ein Unternehmen dieser Grösse empfindlich treffen kann. Zeit, sich selbst darum zu kümmern, hatte im Tagesgeschäft niemand. Wenn ein Drucker nicht läuft oder eine Datei fehlt, bremst das den Betrieb aus. Je nachdem, was ausfällt, lässt sich das Geschäft gar nicht mehr abwickeln.

Unsere Lösung

Held & Partner holte für das Vorhaben bewusst eine Zweitofferte ein. Preislich lagen die Angebote etwa gleichauf. Den Ausschlag gab die bestehende Beziehung. David Held kannte BeSync seit Langem als IT-Partner, hatte die Entwicklung des Unternehmens über Jahre mitverfolgt und wusste, mit wem er es zu tun hat. Ebenso wichtig war die Zusage, im Ernstfall sofort erreichbar zu sein. Eine Lösung am nächsten oder übernächsten Tag hätte für den Betrieb nicht gereicht.

Zum Projektstart stellte BeSync das Vorhaben vor Ort im Büro vor, mit Beamer und einem konkreten Fahrplan. Eine Offerte mit vielen Positionen, englischen Fachbegriffen, Stückzahlen und Preisen bleibt für Laien schwer greifbar. Im Workshop wurde sichtbar, was die einzelnen Punkte im Arbeitsalltag bedeuten und wie die Arbeitsplätze danach aussehen würden.

Umgesetzt wurde anschliessend eine betreute IT-Umgebung für alle zehn Arbeitsplätze:

• Microsoft 365 Business Premium für alle Mitarbeitenden, mit Microsoft Teams, SharePoint und Exchange Online
• Gerätemanagement über Microsoft Intune für einheitlich konfigurierte Arbeitsplätze
• RMMS (Remote, Management, Monitoring & Security) für die laufende Betreuung der Geräte
• Neue Business-Hardware als Ersatz für die veralteten Geräte
• Standardisierte E-Mail Signatur und einheitliches Erscheinungsbild nach aussen
• Backup und Managed Firewall in der Verantwortung von BeSync
• Standardisiertes User On-/Offboarding inklusive Zugängen und Passwörtern
• Fixpreis-Modell statt Einzelrechnung pro Supportfall

Die ursprüngliche Offerte lag bei rund 14'000 bis 15'000 Franken. Weil sich im Verlauf zeigte, dass auch die bestehenden Rechner am Ende ihres Lebenszyklus standen, entschied sich Held & Partner, diese gleich mitzuersetzen. Damit wuchs das Projekt auf rund 25'000 Franken.

Das Ergebnis

Spürbar schneller arbeitet seither niemand, das sagt David Held selbst. E-Mails gehen gleich schnell raus, der Drucker druckt wie vorher, Word und Excel stehen am gleichen Ort. Der Nutzen einer betreuten IT liegt nicht in gefühlter Geschwindigkeit, sondern darin, dass Sicherheit, Backup und Standard im Hintergrund funktionieren und dass man sie im Idealfall nie bemerkt.

Was sich konkret verändert hat: Die Arbeitsplätze sehen einheitlich aus, vom Layout bis hin zur Signatur. Das wirkt nach innen wie nach aussen. Die Verantwortung für Daten und Sicherheit liegt nicht mehr beim Betrieb selbst. Und wer bei einem Problem anruft, bekommt nicht kurz darauf eine Rechnung, sondern arbeitet innerhalb eines festen Monatsbetrags. Auch für Personalwechsel besteht heute ein festgelegter Ablauf. Austritte und Eintritte wickelt BeSync ab, inklusive Zugängen und Passwörtern. David Held braucht das vielleicht einmal im Jahr. Neue Mitarbeitende sollen am ersten Arbeitstag arbeiten können und nicht warten, bis ihr E-Mail eingerichtet ist.

Als das Projekt zwischenzeitlich kurz ins Stocken geriet, schaltete sich Projektleiter Elias Grüter persönlich ein und brachte es zum Abschluss. Das habe wieder ein gutes Gefühl gegeben, sagt David Held. Genau deshalb empfiehlt er BeSync weiter. Wichtig ist ihm der persönliche Kontakt. Ein Termin am Tisch im Büro wirkt anders als eine Videokonferenz.

Als nächstes Projekt steht die Managed Telefonie an, die künftig ebenfalls über BeSync laufen soll.