Jede Person pflegt ihre eigene Signatur und nichts ist einheitlich
Outlook speichert die Signatur im Profil des einzelnen Geräts. Jeder Arbeitsplatz hält eine eigene Fassung, die Mail-Apps auf Mobilgeräten greifen nicht darauf zu. Ändert sich eine Direktnummer, die Adresse oder ein Pflichthinweis, muss jede Person es selbst nachtragen, und niemand sieht, wo es unterblieben ist. Wir verlagern Vorlagen und Regeln an eine zentrale Stelle: Die Signatur wird beim Versand ergänzt, nicht auf dem Gerät gepflegt.
Mit den Managed E-Mail Signaturen richten wir die zentrale Signaturverwaltung für Ihre Microsoft-365-Umgebung ein, erstellen die Vorlagen und Regeln und passen sie im laufenden Betrieb für Sie an. Sie zahlen dafür einen monatlichen Pauschalpreis pro Benutzer, unabhängig davon, wie oft sich Ihre Signaturen ändern.
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Wer die Signaturen pflegt, wenn sich etwas ändert
Wir nehmen Corporate Design, Pflichtangaben und die bestehenden Signaturen auf und bauen daraus die Vorlagen. Sie geben jeden Entwurf frei, bevor eine Signatur produktiv geht.
Wir richten Cloud-, Outlook- oder Combo-Modus ein, setzen die Konnektoren im Tenant und testen den Versand über Outlook, Webmail und Mobiltelefon, bevor wir alle Benutzer aufschalten.
Neue Mitarbeitende, geänderte Nummern oder eine neue Adresse melden Sie über das Kundenportal und wir passen Vorlage oder Regel an. Niemand in Ihrem Team bearbeitet eine Signatur selbst.
Wir wechseln die Marketing-Banner nach Ihrem Kampagnenplan und prüfen im selben Durchgang, ob jede Benutzergruppe die richtige Vorlage erhält. Abweichungen korrigieren wir, bevor sie beim Empfänger sichtbar werden.
Ein Pauschalpreis, unabhängig davon, wie oft sich etwas ändert
Enthält Einrichtung, Vorlagenpflege und alle Änderungen im laufenden Betrieb.
- Aufbau aller Signaturvorlagen nach Ihrem Corporate Design
- Änderungen an Signaturen und Regeln durch unser Team
- Dynamische Mitarbeiterdaten aus dem Benutzerverzeichnis
- Marketing-Banner nach Ihrem Kampagnenplan
- Betrieb im ISO-27001-Rechenzentrum, 99.9 Prozent Verfügbarkeit
- Anfragen über das Kundenportal, Schweizer Support-Team
Mindestvertragslaufzeit 12 Monate, Kündigungsfrist 3 Monate.
Häufige Fragen
Wir betreiben unseren Exchange Server selbst. Ist das damit überhaupt möglich?
Ja. Für Microsoft-Exchange-Umgebungen im eigenen Haus setzen wir CodeTwo Rules Pro ein, das lokal installiert wird. Signaturvorlagen, zentrale Regeln und automatische Antworten funktionieren damit ebenso. Das Outlook-Plugin und der Zugriff auf das Signaturen-Management von überall bleiben der Microsoft-365-Variante vorbehalten.
Im Cloud-Modus sehen unsere Leute die Signatur beim Schreiben nicht. Ist das nicht verwirrend?
Im Cloud-Modus wird die Signatur erst beim Versand ergänzt und ist im Entwurf deshalb nicht sichtbar. Wenn Ihr Team sie beim Schreiben sehen soll, richten wir den Outlook- oder den Combo-Modus ein. Dann wählt jede Person aus den freigegebenen Vorlagen aus, bevor sie sendet.
Was ist mit Nachrichten, die vom Mobiltelefon rausgehen?
Die erhalten dieselbe Signatur wie alle anderen. Im Cloud-Modus läuft jede ausgehende Nachricht über den Signaturdienst, unabhängig davon, ob sie aus Outlook, aus dem Webmail oder aus der Mail-App auf dem Telefon stammt. Ein lokal gepflegtes Signaturprofil braucht es dafür auf dem Gerät nicht.
Wo werden unsere E-Mails verarbeitet?
Die Verarbeitung findet in einem nach ISO 27001 zertifizierten Schweizer Rechenzentrum statt, die Verfügbarkeit der Infrastruktur liegt bei 99.9 Prozent. Im Outlook-Modus verlässt die Nachricht Ihren Microsoft-365-Tenant für die Signatur gar nicht, weil sie im Client ergänzt wird.
Am häufigsten mit Managed E-Mail Signaturen kombiniert
Wir signieren Ihre ausgehenden E-Mails zusätzlich digital nach S/MIME und verschlüsseln vertrauliche Inhalte. Empfänger können so prüfen, dass eine Nachricht mit Ihrer Signatur wirklich von Ihnen stammt.
Wir archivieren jede ein- und ausgehende E-Mail vollständig und durchsuchbar. Damit bleibt nachvollziehbar, welche Nachricht mit welchen Firmenangaben an wen ging.
Eine Signatur lässt sich kopieren und für gefälschte E-Mails in Ihrem Namen missbrauchen. Im Training üben Ihre Mitarbeitenden an simulierten Phishing-Mails, solche Fälschungen zu erkennen.