Ein Archiv ist kein Backup
Geschäftskorrespondenz läuft über E-Mail: Offerten, Bestellungen, Zusagen. Mitarbeitende räumen ihre Postfächer auf, andere verlassen das Unternehmen, und die Nachrichten von damals sind weg. Verlangt eine Revision oder ein Rechtsstreit Jahre später genau diese eine E-Mail, sucht jemand tagelang oder findet sie nicht mehr.
Managed E-Mail-Archivierung legt jede ein- und ausgehende Nachricht automatisch ab, bevor sie jemand löschen oder verschieben kann. Ihre Mitarbeitenden durchsuchen den gesamten Bestand aus Outlook, statt Postfächer und Sicherungen zu durchforsten. Den Betrieb übernehmen wir, zum monatlichen Pauschalpreis.
Monatlicher Pauschalpreis pro Postfach, ohne Überraschungen
Wir archivieren Ihre Postfächer täglich in der Schweiz und halten jede E-Mail auffindbar.
- Tägliche Postfacharchivierung und laufende Journalarchivierung
- Unlimitierte Aufbewahrungsfrist der Archivdaten
- Outlook-Plugin mit Volltextsuche bis in die Anhänge
- One-Click-Restore einzelner E-Mails und Anhänge
- Auditor-Zugriff und flexible Berechtigungen
- Betrieb im Schweizer Rechenzentrum mit 99.9% Verfügbarkeit
Mindestvertragslaufzeit 12 Monate, Kündigungsfrist 1 Monat.
Was wir im Betrieb übernehmen
Wir binden Ihre E-Mail-Plattform an, ob Microsoft Exchange, Microsoft 365, Google Workspace, IMAP/SMTP, Kerio Connect, MDaemon oder IceWarp, und übernehmen die bestehenden Postfächer ins Archiv. Anschliessend installieren wir das Outlook-Plugin auf den Arbeitsplätzen.
Die Postfacharchivierung läuft täglich, die Journalarchivierung durchgehend. Neue Mitarbeitende nehmen wir über das Kundenportal ins Archiv auf; tritt jemand aus, bleibt sein Bestand erhalten.
Wir überwachen die Archivierungsläufe und die Infrastruktur. Bleibt ein Lauf aus, öffnet das System automatisch ein Ticket, und unser Schweizer Support-Team klärt die Ursache, bevor eine Lücke im Archiv entsteht.
Bei grösseren Auskünften, etwa für eine Revision oder einen Rechtsfall, durchsuchen wir den Bestand gemeinsam mit Ihnen und richten den Auditor-Zugriff für die prüfende Stelle ein. Einzelne Nachrichten holen Ihre Mitarbeitenden weiterhin selbst zurück.
Diese Bestandteile betreiben wir, sobald das Archiv steht.
Häufige Fragen
Kommen unsere Mitarbeitenden noch selbst an alte E-Mails?
Ja, und zwar ohne Umweg über unseren Support. Ihre Mitarbeitenden suchen mit dem Outlook-Plugin selbst im Archiv, bis in die Anhänge, und holen einzelne Nachrichten zurück. Sie bestimmen über die Berechtigungen, wer welchen Bestand sieht. Standardmässig sieht jede Person ihr eigenes Archiv.
Wird unser Mailserver dadurch langsamer?
Nein, er wird eher entlastet. Die Nachrichten liegen im Archiv, das auf eigener Infrastruktur in einem Schweizer Rechenzentrum läuft. Der Speicherbedarf auf Ihrem Mailserver sinkt, die Postfächer bleiben kleiner, und die tägliche Archivierung belastet Ihre Umgebung nicht.
Wir sind FINMA-reguliert. Hält das Archiv einer Prüfung stand?
Die Archivdaten liegen verschlüsselt in einem nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifizierten Schweizer Rechenzentrum, der Betrieb ist FINMA RS 08/7 konform. Für Prüferinnen und Prüfer richten wir einen separaten Auditor-Zugriff ein. So sehen sie den benötigten Bestand, ohne dass Sie interne Konten weitergeben.
Funktioniert die E-Mail-Archivierung auch ohne Microsoft Exchange?
Ja. Das Archiv arbeitet mit Microsoft Exchange, Microsoft 365, Google Workspace, Kerio Connect, MDaemon, IceWarp sowie jeder Plattform, die IMAP oder SMTP unterstützt. Das Outlook-Plugin setzt Windows 10 oder 11 voraus. Auf den Archivbestand kommen Sie auch ohne Plugin und von überall.
Was passiert mit dem Archiv, wenn wir kündigen?
Die archivierten Daten bleiben Ihre Daten. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 12 Monate, die Kündigungsfrist einen Monat. Auf Wunsch exportieren wir die Daten vor Vertragsende als PST-Datei, per IMAP/POP3-Übertragung oder als EML-Dateien, wobei der Export separat verrechnet wird. Bleiben die Daten bei uns gespeichert, laufen Lizenz- und Speicherkosten weiter. Es gilt eine Karrenzeit von 30 Tagen. Vor der Übergabe erstellen wir ein vollständiges Backup des Archivbestands.
Am häufigsten mit Managed E-Mail-Archivierung kombiniert
Sichern und archivieren gehören zusammen. Managed Backup deckt Server und Dateien ab, wo das E-Mail-Archiv nicht hinreicht.
Jede ausgehende E-Mail landet im Archiv. Dann lohnt es sich, dass unter allen dieselbe geprüfte Signatur steht.
Managed Firewall schützt den Weg, auf dem die E-Mails überhaupt erst ins Unternehmen kommen.