Sobald jemand eine Datei weitergibt, verliert man die Kontrolle darüber
Offerten, Lohndaten und Verträge liegen in SharePoint, in Postfächern und auf privaten Geräten. Wohin eine Datei danach weitergeht, sieht niemand und ein falsch adressierter Anhang genügt. revDSG und ISO 27001 verlangen zudem den Nachweis, dass sensible Daten geschützt sind.
Managed Data Loss Prevention verankert den Schutz in der Datei selbst: Wir klassifizieren Ihre Datenkategorien, richten die Regeln in Microsoft 365 ein und betreiben sie. Ihre Mitarbeitenden entscheiden nicht mehr bei jedem Dokument neu, was vertraulich ist, alles zum monatlichen Pauschalpreis.
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Damit keine vertrauliche Datei mehr unbemerkt abfliesst
Wir klassifizieren Ihre Daten und betreiben die Schutzregeln, damit jede Datei ihren Schutz selbst mitträgt.
- Datenaufnahme und Label-Set im Workshop
- Einrichtung der DLP-Richtlinien in Microsoft 365
- Automatische Klassifizierung in SharePoint, OneDrive, Teams und Exchange
- Sichere Freigabe- und Versandregeln in Outlook
- E-Mail-Archivierung
- Laufende Pflege der Regeln und Auswertung der Meldungen
Mindestvertragslaufzeit 12 Monate, Kündigungsfrist 1 Monat.
Die Leistung umfasst die Klassifizierung Ihrer Daten, die Schutzregeln in Microsoft 365 und deren laufenden Betrieb.
So führen wir Data Loss Prevention bei Ihnen ein
In einem Workshop von rund zwei Stunden erfassen wir mit Ihren Fachbereichen die Datenkategorien, den Schaden bei Verlust, die Zugriffsberechtigung und die Erkennungsmerkmale. Das Ergebnis ist eine Daten-Matrix, auf der alle weiteren Regeln aufbauen.
Wir schlagen ein Label-Set vor und hinterlegen die Richtlinien im Testmodus. Das System läuft zunächst nur mit und protokolliert, was es erkennen würde. Anhand dieser Auswertung korrigieren wir die Merkmale, bevor jemand eine Meldung zu sehen bekommt.
Eine Pilotgruppe arbeitet mit Hinweis-Meldungen statt mit Blockierungen. Wir sammeln die Rückmeldungen, justieren die Erkennungsmerkmale nach und klären Sonderfälle wie Spezialformate oder begründete Ausnahmen für den Versand nach aussen.
Wir rollen die Richtlinien schrittweise auf alle Bereiche aus, begleitet von einer Schulung und erreichbarem Support aus unserem Schweizer Team. Erst ab diesem Punkt blockieren Regeln, und auch das nur dort, wo Sie es festgelegt haben.
Häufige Fragen
Müssen wir dafür unsere Ordnerstruktur und Berechtigungen umbauen?
Nein. Ihre Ordnerstruktur und die bestehenden Zugriffsrechte bleiben unverändert. Die Klassifizierung kommt zusätzlich dazu: Jede Datei trägt neu ihre Schutzstufe mit sich, und erst Datenkategorie und Schutzstufe zusammen bestimmen, wer sie öffnen, bearbeiten oder weitergeben darf. Bestehende Berechtigungen werden ergänzt, nicht ersetzt.
Bremst Managed Data Loss Prevention unsere Mitarbeitenden im Alltag aus?
Im Normalfall merken Ihre Mitarbeitenden davon wenig. Word, Excel, PowerPoint und Outlook zeigen die Schutzstufe im Menüband an, gesetzt wird sie meist automatisch beim Speichern. Berechtigte arbeiten ohne Zusatzschritt weiter. Spürbar wird eine Regel erst dort, wo eine vertrauliche Datei an Unberechtigte gehen würde.
Was passiert, wenn eine Datei unser Unternehmen trotzdem verlässt?
Der Schutz bleibt aktiv, weil er in der Datei selbst steckt. Bei den vertraulichen Stufen reist die Verschlüsselung mit – in SharePoint und Teams, als Mailanhang, auf einem USB-Stick oder auf einem privaten Notebook. Wer keine Berechtigung hat, kann die Datei auch ausserhalb Ihres Netzwerks nicht öffnen.
Funktioniert das auch für PDF, E-Mails und Konstruktionsdaten?
Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien, PDF-Dokumente und E-Mails tragen die Schutzstufe direkt. Bei Bildern greift die Texterkennung. Spezialformate wie CAD-Dateien lassen sich nicht selbst kennzeichnen. Diese schützen wir ergänzend über Regeln am Speicherort, sodass die Ablage die Schutzstufe vorgibt.
Was, wenn das System ein Dokument falsch einstuft?
Die Einstufung lässt sich korrigieren. In den ersten Wochen läuft das System bewusst im Test- und Hinweis-Modus, damit Fehleinschätzungen auffallen, bevor sie jemanden blockieren. Danach dürfen nur berechtigte Personen eine Schutzstufe ändern, und jede Änderung wird automatisch protokolliert. Häufen sich Korrekturen, schärfen wir die Erkennungsmerkmale nach.
Wie viel Zeit kostet uns die Einführung?
Auf Ihrer Seite fällt vor allem der Workshop zur Datenaufnahme an – rund zwei Stunden mit den Personen, die Ihre Daten kennen. Die Phasen danach laufen im Hintergrund: Testmodus, Pilot und Rollout betreuen wir. Ihre Mitarbeitenden brauchen lediglich eine kurze Schulung vor dem produktiven Start.
Am häufigsten mit Managed Data Loss Prevention kombiniert
Lassen die Versandregeln einen vertraulichen Anhang nach aussen zu, verschlüsseln wir die E-Mail mit S/MIME, damit nur der vorgesehene Empfänger sie öffnen kann.
Printix gibt einen Druckauftrag erst aus, wenn die Person am Gerät steht, damit vertrauliche Dokumente nicht im Ausgabefach liegen bleiben.
Arbeiten Mitarbeitende von privaten Geräten aus, bleiben die Dateien im virtuellen Desktop in Azure und landen nicht auf dem Gerät.