Sie melden Mitarbeiter Ein- oder Austritte, alles Weitere übernehmen wir
Die Personalabteilung entscheidet den Eintritt, umsetzen muss ihn die IT. Konto, Lizenzen, Gruppenberechtigungen, Postfachfreigaben, Laptop und Headset sucht bei Ihnen jemand einzeln zusammen, per Mail, Telefon oder Zuruf. Und wenn jemand geht, bleiben ohne festen Ablauf Konten aktiv, Lizenzen laufen weiter und Daten sind weiterhin zugänglich.
Mit Onboarding und Offboarding as a Service melden Sie Mitarbeiter Eintritte und Austritte in einem Formular im BeSync Kundenportal. Wir richten den Arbeitsplatz nach den mit Ihnen vereinbarten Standards ein oder entziehen sämtliche Zugriffe. Sie müssen nicht mehr wissen, was ein neuer Benutzer alles braucht, und beim Austritt bleibt kein Zugang offen. Im Managed Workplace ist der Service zum monatlichen Pauschalpreis enthalten.
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Onboarding & Offboarding as a Service
- Onboarding- und Offboarding-Formular im Kundenportal
- Konto, Lizenzen, Gruppen und Berechtigungen nach Ihrem Standard
- Beschaffung und Vorkonfiguration neuer Geräte
- Deaktivierung des Kontos und Entzug aller Zugriffe
- Übergabe von Postfach und OneDrive-Daten an die Nachfolge
- Anleitungen in der Knowledge Base
«Als global tätige Organisation brauchen wir stabile IT-Strukturen und klare Abläufe – genau das bietet uns BeSync. Sie halten unsere Systeme im Hintergrund am Laufen, sodass wir uns voll und ganz auf unser Kerngeschäft konzentrieren können.»
Häufige Fragen
Kostet uns jeder Eintritt und Austritt zusätzlich?
Nein. Onboarding und Offboarding sind im monatlichen Pauschalpreis des Managed Workplace enthalten, unabhängig davon, wie viele Mutationen in einem Monat anfallen. Verrechnet wird nur, was der neue Benutzer zusätzlich braucht: Lizenzen und Servicegebühren ab dem angegebenen Erstellungsdatum sowie bestellte Hardware. Beim Export eines grossen Outlook-Postfachs als PST-Datei können Zusatzkosten entstehen – wir informieren Sie vorher.
Wie lange dauert es, bis ein neuer Arbeitsplatz bereitsteht?
Rechnen Sie mit drei Arbeitstagen Vorlaufzeit ohne neue Hardware und mit sieben Arbeitstagen, wenn ein Gerät beschafft und vorkonfiguriert werden muss. Massgebend ist das Erstellungsdatum, das Sie im Formular angeben, nicht der Tag Ihrer Meldung. Melden Sie den Eintritt rechtzeitig, ist der Arbeitsplatz am ersten Arbeitstag eingerichtet und die Zugangsdaten sind übermittelt.
Was passiert mit E-Mails und Dateien, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
Das entscheiden Sie im Offboarding-Formular. Die Adresse samt Aliasen lässt sich einem bestehenden Konto zuweisen, sodass eingehende Mails ohne zusätzliche Lizenz weiterlaufen. Alternativ wandeln wir das Postfach für 30 Tage in ein freigegebenes Postfach um. Auf die OneDrive-Daten erhalten benannte Personen sieben Tage Zugriff. Das Konto wird nach 30 Tagen definitiv gelöscht, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Kann bei uns jede Person Benutzer anlegen oder deaktivieren?
Nein. Zugang zu den Formularen erhalten nur die Personen, die Sie beim Service-Onboarding als IT-Verantwortliche oder Geschäftsleitung benennen. Zusätzlich geht jede Meldung per E-Mail an den im Formular gewählten Kontakt zur Prüfung und Freigabe. Erst danach richten wir ein oder deaktivieren, und die Zugangsdaten gehen ausschliesslich an diese Kontaktperson.
Wir haben unsere IT-Standards noch nicht definiert. Können wir trotzdem starten?
Ja, das Formular lässt sich auch ohne hinterlegte Konfiguration ausfüllen, dann stehen einzelne Auswahlfelder noch nicht zur Verfügung. Sobald wir mit Ihnen Sicherheits- und Applikationsgruppen, Teams-Kanäle, Verteilerlisten und Postfachfreigaben definiert haben, wählen Sie beim Onboarding nur noch eine Konfigurationsgruppe aus. Alle zugehörigen Berechtigungen werden damit automatisch gesetzt.